Numéro de concours :18-040-S
Période d'affichage :Du 2018-12-03 au 2018-12-07 à 16h
Titre du poste :Technicienne ou technicien en administration au Service de la formation continue
Statut du poste :Remplacement à temps complet
Supérieur(e) immédiat(e) :Madame Rachel Tonye
Nombre d'heures par semaine :35
Horaire de travail :Du lundi au vendredi (de 9 h à 17 h)
Date du poste :2019-01-07
Titulaire du poste :Madame Hawa Kourouma
Rémunération :Entre 19,42 $ et 29,07 $ selon la scolarité et l’expérience.

DATE DE FIN : Janvier 2020
 

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Le titulaire du poste doit détenir un diplôme d’études collégiales en Techniques administratives et avoir un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente.

Connaissances pratiques

  • Bonne connaissance des logiciels informatiques de la suite MS Office principalement Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
  • Excellente maitrise du logiciel informatique CLARA, de SharePoint, MIA;
  • Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Connaissance fonctionnelle de l’anglais, un atout;
  • Des tests vérifiant les connaissances pratiques ci-haut mentionnées pourront être exigés.


Qualités professionnelles recherchées

  • Capacité de travailler sous pression dans un contexte changeant;
  • Faire preuve de professionnalisme et de discrétion;
  • Souci de la rigueur;
  • Capacité à communiquer avec un grand souci du service à la clientèle;
  • Aptitude à établir et à gérer ses priorités et plusieurs dossiers simultanément;
  • Sens de l’organisation;
  • Intérêt poussé pour les plates-formes en ligne et les outils informatiques;
  • Faire preuve d’efficacité et d’autonomie;
  • Capacité de travailler en équipe et de transmettre ses connaissances;
  • Démontrer de la curiosité intellectuelle et de l’intérêt à se former.



NATURE DU TRAVAIL

Relevant de la coordonnatrice du Service de la formation continue et travaillant en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques et la technicienne en administration et gestion comptable, la personne retenue aura, entre autres, comme principales fonctions d’assister ses collègues, ainsi que les professionnels, responsables des activités de formation à la formation continue en réalisant plusieurs tâches de nature relativement complexe en lien avec les aspects administratifs-techniques.

À cet effet, dans son travail, elle sera amenée à interagir et pourra assister plusieurs personnes des autres services ainsi que ses collègues (gestionnaires, professionnels et membres du personnel de soutien) dans le cadre de ses mandats.


QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Assurer la mise en œuvre des processus administratifs et des outils pour les activités de formation :

  • Assurer le suivi administratif des processus et offres du soutien administratif et technique en deuxième ligne pour les activités de la francisation et des services aux entreprises et répondre aux demandes d’information et de service des professionnels, des usagers et des partenaires du CAL (MIDI, MELS, EQ..., etc.);
  • Planifier conjointement avec le conseiller responsable les évaluations de cours tel que prescrit par les politique du cégep et effectuer la passation des tests, ainsi que la compilation des données;
  • À la demande des gestionnaires ou des professionnels de la Formation continue, réaliser et assurer le suivi de différents sondages et les statistiques;
  • Préparer et administrer différentes procédures administratives en collaboration avec son supérieur immédiat;
  • Préparer et coordonner la mise en place des changements technologiques informatiques et administratifs;
  • Assurer le lien avec la (les) technicienne(s) à l’Organisation scolaire, préparer les diplômes et les attestations de formation pour la Formation continue et en assurer la gestion.

Assurer et coordonner l’ensemble des activités de suivi des effectifs scolaires, de confection, de gestion et de distribution des horaires des activités de formation, ainsi que de l’attribution des charges de cours et de contrats : 

  • Assurer la confection, la gestion et la distribution des horaires de l’ensemble des activités de formation offerts à la Formation continue (AEC, DEC, MIDI, RAC, Formation sur mesure, etc.);
  • Assurer la gestion des quotas d’impression et de reprographie des formateurs et des spécialistes de contenus, ainsi que les demandes de créations des comptes informatiques (formateurs et personnels de la formation continue);
  • Assurer le suivi administratif du processus d’attribution des charges de cours et de la gestion des banques de ressources (formateurs et spécialiste de continu) à la formation continue;
  • Assurer le suivi et la conformité des opérations et le suivi des effectifs scolaires (recensements, absences, les notes finales et les sanctions, …, etc.).

Organisation et gestion de l’information et de la documentation :

  • Participer au développement d’outils de gestion administrative et pédagogique des activités;
  • Tenir à jour et gérer l’exploitation des systèmes d’informations, la documentation et les applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son service, utilisé à la Formation continue (intranet, banques de données d’évènements spéciaux, clients, diplômés, institutions, activités, statistiques, projets, etc.);
  • Centraliser et gérer l’ensemble de l’information, de la documentation et des dossiers en lien avec les activités (programmes, projets, matériel promotionnel, rapports, matériels didactiques, etc.);
  • Assurer le classement et l’archivage de la documentation et des dossiers (étudiants, projets, programmes) selon les normes de classement établies par le Cégep tant physique que par numérisation.

Suivi administratif, logistique des activités pédagogiques et des évènements spéciaux :

  • Planifier et organiser le travail d’une équipe et s’assurer de la réalisation d’un ensemble de tâches administratives en lien avec la mise en œuvre des activités sous sa responsabilité, selon les échéanciers prévus et en assurant les liens requis avec les autres services du Cégep ou les partenaires et institutions externes;
  • Assurer la gestion des locaux et veiller à l’entretien des divers appareils tels que le système informatisé, le photocopieur et le télécopieur;
  • Assumer le secrétariat, coordonner l’organisation et le suivi administratif des évènements et des projets spéciaux;
  • Offrir le soutien technique pour l’utilisation des différents outils web utilisés au Cégep ou à la Formation continue (CLARA, Omnivox, MIA, MOODLE, outil de prise d’absence, recensements de la clientèle, espaces SharePoint, CRM formation continue, etc.);
  • Superviser le travail du personnel de soutien du service impliqué dans la réalisation des activités dont il est responsable et initier ce personnel lorsqu’il est moins expérimenté.


Note : La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas de la liste complète et détaillée des tâches et responsabilités. Ces tâches se répartissent en fonction du temps impartis parmi l’ensemble des techniciens occupant cette fonction et selon la répartition proposée par le supérieur immédiat.

Le Cégep André-Laurendeau souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, nous invitons les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.

Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez envers le Cégep André-Laurendeau.

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