AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE I

Travailler au Cégep André-Laurendeau offre une opportunité unique de s’épanouir professionnellement grâce à nos valeurs fondamentales :

Respect : Nous valorisons le respect mutuel et la bienveillance. Vous serez entouré d’une communauté qui reconnaît l’importance de l’écoute, de la compréhension et de la diversité.

Responsabilité : Au Cégep André-Laurendeau, nous encourageons la prise d’initiative et la responsabilité individuelle. Vous aurez l’occasion de contribuer activement à notre mission éducative.

Compétence : Nous sommes fiers de notre excellence académique et professionnelle. En travaillant ici, vous développerez vos compétences et contribuerez à l’épanouissement des étudiants.

Ouverture : Notre cégep favorise l’ouverture d’esprit, l’innovation et l’adaptabilité. Vous serez encouragé à explorer de nouvelles idées et à collaborer avec des collègues passionnés.

Rejoignez-nous pour façonner l’avenir de l’éducation en incarnant ces valeurs essentielles!

NATURE DU TRAVAIL

Relevant de la Direction adjointe du Service de la formation continue et travaillant en étroite collaboration avec l’aide pédagogique individuel (API) et les conseillers pédagogiques, la titulaire ou le titulaire du poste a comme rôle principal de voir au suivi administratif des différentes activités de formation créditées (AEC, DEC, cheminements RAC), ainsi que des cours à la carte. Elle ou il offre un soutien administratif aux formateurs, aux enseignants et aux professionnels, de l’ouverture des dossiers étudiants jusqu’à la diplomation en passant par le suivi du cheminement.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

1. EFFECTUER LE SUIVI DES PROGRAMMES ET DES COURS CRÉDITÉS OU NON

·       Recevoir toutes les informations concernant le départ des nouveaux programmes et participer à leur mise en œuvre;

·       Préparer les formulaires d’admission et d’inscription pour les nouveaux étudiants;

·       Envoyer une copie du formulaire d’inscription au cheminement scolaire pour faire l’ouverture de la grille des cours dans CLARA;

·       Assurer la gestion du suivi des présences des étudiants (à l’aide su système LÉA) : indiquer à l’enseignant la marche à suivre et transmettre les informations requises aux professionnels

·       Ouvrir les dossiers sociaux des étudiants dans CLARA (admissions rapides);

·       Assurer les vérifications nécessaires pour les codes informatiques et les profils au Service de l’informatique pour tous les étudiants inscrits;

·       Créer et gérer les carnets d’adresses Outlook (listes d’envoi) pour chaque groupe dans chaque programme;

·       Participer, à l’occasion, au suivi des réquisitions d’achat et de l’inventaire avec l’outil informatique intégré;

·       Préparer les réquisitions d’achat pour les volumes à la bibliothèque, à la Coop, etc.;

·       Effectuer le suivi administratif de la diplomation des étudiants (AEC et DEC) et émettre des attestations de participation pour les ateliers non-crédités;

·       Assurer une gestion administrative des plans de cours, des listes de matériel requis et des évaluations certificatives;

·       Gérer les reports d’évaluation et préparer les tests liés aux admissions;

·       Assurer une gestion administrative des dossiers des étudiants, faire le lien avec le professionnel concerné et le Service de l’organisation scolaire;

·       Assurer la logistique pour les séances d’accueil et autres activités en lien avec la mise en œuvre des activités de formation;

·       Sous la supervision de la technicienne responsable, assurer l’archivage des dossiers selon les modalités établies par le Service de la formation continue.

2. S’OCCUPER DU COMPTE À RECEVOIR DANS CLARA

·       Assister la technicienne en administration et comptabilité dans la planification et le suivi du paiement des frais pour toutes les activités de formation.

3.     APPORTER DU SUPPORT AUX ÉTUDIANTS, AUX FORMATEURS ET AUX ENSEIGNANTS

·       Assister les professionnels dans l’accueil et le suivi administratif des formateurs et enseignants, au début, en cours et à la fin de leur contrat;

·       Répondre aux demandes d’informations générales des étudiants, des formateurs et des enseignants et faire le lien avec les professionnels au besoin;

·       Communiquer avec le Service de la reprographie pour les aviser des besoins de crédits des formateurs et des enseignants ;

·       Communiquer avec le Service informatique pour les crédits d’impressions des enseignants et des formateurs et faire le suivi auprès de ceux-ci.

4. AUTRES TÂCHES DE BUREAU

·       Préparer des attestations de fréquentation scolaire;

·       Assurer le service au comptoir de 16 h à 18 h et selon les besoins ponctuels du service;

·       Gérer la boîte de courriel et la boîte MIO liée à son poste;

·       Sous la supervision de la gestion ou des professionnels, rédiger des documents administratifs et pédagogiques, des mémos et des courriels;

·       Soutenir, au besoin, le Service de l’organisation scolaire.

Note :   La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas de la liste complète et détaillée des tâches et responsabilités.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Le titulaire du poste doit détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles, avec option appropriée. Le tout doit être jumelé à un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente.